Les entreprises, de la TPE aux grands groupes internationaux en passant par les associations et fondations, sont de plus en plus sensibles aux risques encourus sur la fonction Paie et Administration du Personnel lorsqu’elle n’est pas maîtrisée.
Un constat indépendant du mode de gestion
Ce constat s’applique indépendamment du mode de gestion retenu par l’entreprise (gestion interne ou externalisée). En effet, toute entreprise connaît à un moment donné de son histoire, les méfaits qui découlent d’une maîtrise inefficace de son outil de production des résultats de calcul de la paie.
Il est également à noter que le contexte économique et concurrentiel dans lequel l’entreprise évolue, le développement de l’externalisation de la fonction Paie et Ressources Humaines et enfin, l’inflation législative en matière de droit du travail, sont autant de paramètres qui accentuent, pour certains, les effets des dysfonctionnements et anomalies de la fonction Paie et, pour d’autres, en constituent les causes.
Les impacts d’un service paie non opérationnel
Une paie erronée et/ou une formalité administrative omise peuvent avoir des impacts significatifs. En effet, les principaux risques redoutés par les entreprises sont les suivants :
• Risques financiers liés aux sanctions légales ou à un contrôle Urssaf ;
• Risques financiers en cas de litige salarial ;
• Risque opérationnel conduisant à l’arrêt de l’outil de production ;
• Risque de « confiance » des salariés et des institutions représentatives du personnel… etc.
Dans ce contexte, il s’avère primordial pour tout chef d’entreprise de disposer d’une assurance raisonnable quant au bon fonctionnement de son service de Paie interne ou d’être en mesure de juger la qualité des services rendus par son prestataire externe.
Comment optimiser l’aspect opérationnel d’un service de paie ?
L’un des moyens les plus communément utilisés est l’audit social. Cependant, certaines entreprises ne sont pas disposées à consacrer de facto le budget nécessaire pour l’accomplissement de cette prestation. Fort de ce constat, il nous est apparu primordial de faire l’inventaire des 10 principales interrogations que tout chef d’entreprise (ou DAF ou DRH) est susceptible d’adresser aux responsables fonctionnels de la Paie afin de disposer d’un premier niveau d’appréciation – en tant que « non expert » – de la qualité des traitements opérés et des risques éventuels. Bien entendu, cette démarche n’a pas pour prétention de garantir en bout de course une appréciation définitive et exhaustive de la qualité des opérations effectuées et ainsi prémunir l’entreprise contre tous les risques potentiels.
Il s’agit, dans un premier temps, de donner la possibilité au chef d’entreprise – a priori « non-expert » – de disposer rapidement et de façon indépendante d’un premier niveau d’évaluation de la qualité des services rendus en interne ou en externe. Dans un deuxième temps, l’accompagnement par un expert sera le plus souvent pertinent et nécessaire afin de bénéficier de ses compétences techniques lors d’une phase – plus approfondie – de détection et de priorisation des risques, de correction des anomalies et de mise en œuvre d’un dispositif de contrôle interne.